Per rollam hlasování se stalo běžnou součástí fungování mnoha společenství vlastníků jednotek. Spolu s jeho využíváním však vznikají i praktické otázky – například jak dlouho je nutné uchovávat hlasovací lístky a zda do nich mohou vlastníci nahlížet.
Jaké náležitosti musí mít hlasovací lístek
K platnosti rozhodování „per rollam“ se vyžaduje, aby každý vlastník jednotky vyjádřil svou vůli prostřednictvím hlasovacího lístku, který musí splňovat náležitosti stanovené v § 1212 občanského zákoníku. Hlasovací lístek tedy musí obsahovat přesné znění usnesení, o němž vlastník hlasuje, vyjádření vlastníka, zda návrh přijímá, odmítá, nebo se hlasování zdržuje, vlastnoruční podpis vlastníka a datum (den, měsíc a rok), kdy vlastník vyjádřil svou vůli.
Pokud stanovy společenství nebo zákon stanoví, že rozhodnutí shromáždění musí být osvědčeno veřejnou listinou, je nutné, aby podpis vlastníka na hlasovacím lístku byl úředně ověřen.
Povinnost uchovávat hlasovací lístky po celou dobu trvání SVJ
Jednou z nejčastěji opomíjených povinností společenství vlastníků jednotek je povinnost uchovávat dokumentaci související s rozhodováním shromáždění, a to včetně dokumentů vzniklých při hlasování mimo zasedání (per rollam).
Podle § 158a odst. 2 občanského zákoníku je právnická osoba povinna po celou dobu svého trvání uchovávat zápisy z jednání svého nejvyššího orgánu a v případě rozhodování mimo zasedání též všechny dokumenty související s takovým rozhodováním. Toto ustanovení zcela jednoznačně zahrnuje i hlasovací lístky, které představují doklad o projevené vůli vlastníků jednotek.
Z hlediska právní jistoty je nezbytné, aby byly hlasovací lístky uchovávány v původní podobě, ať už v listinné nebo elektronické formě, a to po celou dobu trvání SVJ.
Proč je uchovávání hlasovacích lístků důležité
Uchovávání těchto dokumentů neslouží jen formálním účelům, ale má především důkazní funkci. V případě soudního sporu o platnost přijatého rozhodnutí, správnost výsledků hlasování nebo o oprávněnost postupu statutárního orgánu jsou právě hlasovací lístky podkladem, který umožňuje zpětně ověřit řádný průběh rozhodovacího procesu.
Nedodržení této povinnosti může mít závažné důsledky. Pokud společenství hlasovací lístky neuchová, nese důkazní riziko a v případném řízení nemusí být schopno prokázat, že k hlasování došlo. Takové pochybení může zakládat i odpovědnost členů výboru nebo předsedy společenství za škodu, která v důsledku nesplnění povinnosti uchovávat dokumentaci vznikne (§ 159 občanského zákoníku).
Právo vlastníků nahlížet do hlasovacích lístků
S povinností uchovávat dokumenty úzce souvisí i otázka přístupu členů společenství k těmto podkladům. Zásadní výklad v této oblasti přinesl rozsudek Nejvyššího soudu ze dne 25. 9. 2024, sp. zn. 26 Cdo 1767/2024, který se zabýval právem vlastníků jednotek nahlížet do hlasovacích lístků.
Nejvyšší soud v tomto rozhodnutí výslovně konstatoval, že i když občanský zákoník právo vlastníků nahlížet do hlasovacích lístků a všech dokumentů, které s tímto hlasováním souvisejí, výslovně neupravuje, takové právo z jeho systematiky a účelu úpravy nepochybně vyplývá.
Při rozhodování soud vycházel z analogie s hlasováním na shromáždění. Pokud vlastníci na shromáždění hlasují zvednutím ruky a mohou tak zjistit, jak ostatní hlasovali, „není důvod přistupovat k hlasování per rollam odlišně“.
/Právní komentář pro vás zpracovali odborníci ze Sdružení nájemníků ČR v rámci projektu Odborného bytového poradenství, který je podprován MMR/
