Mnoho členů bytových družstev se potýká se stejným problémem: vedení družstva nesvolává členskou schůzi tak často, jak by bylo potřeba, nebo je složité zajistit dostatečnou účast pro usnášeníschopnost. Řešením, které přinesla moderní doba a legislativní změny, je rozhodování „per rollam“ neboli písemné hlasování mimo zasedání. Dobrou zprávou je, že bytové družstvo může rozhodovat per rollam, i když tato možnost není výslovně uvedena v jeho stanovách. Tento způsob hlasování se vžil zejména během pandemie a pro svou efektivitu u mnoha družstev zakotvil natrvalo.
Co je to hlasování per rollam?
Jedná se o proces, kdy se členové družstva nevyjadřují k jednotlivým bodům osobně na sále, ale činí tak písemně. Představenstvo rozešle návrhy usnesení a členové mají stanovenou lhůtu na vyjádření. Je to ideální cesta v situacích, kdy je osobní setkání technicky náročné nebo neefektivní.
Hlavní výhody:
- Flexibilita: Družstvo může rychleji reagovat na opravy či investice.
- Vyšší účast: Hlasovat mohou i lidé, kteří by na schůzi fyzicky nedorazili.
- Právní váha: Rozhodnutí přijatá per rollam mají stejnou váhu jako ta ze schůze.
Jak probíhá proces hlasování krok za krokem?
Aby bylo hlasování platné, musí představenstvo dodržet zákonný postup:
- Příprava podkladů: Představenstvo vypracuje přesná znění návrhů usnesení a zajistí všem členům stejný přístup k informacím.
- Doručení návrhů: Návrh rozhodnutí musí být doručen všem členům družstva (poštou, do schránky, nebo on-line). Pokud by některý člen byl vynechán, celé hlasování by mohlo být zpochybněno jako neplatné.
- Lhůta pro vyjádření: Členové mají na zaslání svých hlasů standardně 15 dnů od doručení (pokud stanovy neurčují jinak).
- Způsob odevzdání: Podepsaný hlas lze vhodit do schránky družstva, zaslat poštou nebo naskenovaný e-mailem (dle pokynů představenstva).
- Vyhodnocení: Představenstvo sečte hlasy a bez zbytečného odkladu oznámí výsledek všem členům.
Pozor na „tichý nesouhlas“: Pokud člen družstva nedoručí svůj souhlas v určené lhůtě, platí ze zákona, že s návrhem nesouhlasí. U per rollam tedy nestačí jen „nepřijít“, pasivita zde znamená hlas proti.
Důležitá pravidla pro platnost hlasování
Rozhodování per rollam má svá specifika, na která si musí dát vedení družstva pozor:
- Počítání hlasů: Rozhodná většina se u per rollam nepočítá z přítomných, ale z celkového počtu hlasů všech členů družstva. To je přísnější metr než na klasické schůzi.
- Evidence: Družstvo musí o hlasování vést pečlivou evidenci, která musí být členům přístupná.
- Oznámení výsledků: V oznámení o výsledku musí být uvedeno datum rozhodnutí, celé znění každého usnesení a přesný výsledek hlasování.
Shrnutí z praxe
Hlasování per rollam je skvělý sluha, ale vyžaduje precizní administrativu. Pokud vedení vašeho družstva schůze nesvolává, navrhněte jim právě tuto cestu. Umožní to družstvu fungovat moderně a transparentně.
Podrobnou právní úpravu hlasování per rollam naleznete v § 652 a násl. zákona č. 90/2012 Sb. (Zákon o obchodních korporacích).
