Nové technologie, transparentnost, snaha o vysokou efektivitu práce, výrazný posun do on-line prostředí. Výčet preferencí obyvatelů by mohl být dlouhý. Profesionální správu využívá většina vlastníků bytových domů. Přesto to vypadá, jako by se jí současné trendy vyhýbaly. Jak dlouho bude tento stav trvat? O rozhovor na aktuální téma jsme požádali Mgr. Martina Kroha, předsedu představenstva SBD Praha.
Vaše družstvo dříve vlastnilo 10.000 bytů a v současnosti patří se správou 30.000 jednotek mezi největší správce bytových domů. Máte tedy plné právo hodnotit. Zaspala správa na startu a utekl jí standard doby?
Správě bytových domů se dlouhodobě rozšiřuje okruh povinností a tomu odpovídající odpovědnosti. Technologické zázemí a informační technologie používané ve správě současným požadavkům neodpovídají a většině vlastníků bytových domů tak nemohou nenabídnout dostatečný komfort služeb. Kromě zásadního požadavku na modernizaci postupů jsou důvodem také nové požadavky evropské i české legislativy, na které musí správcovské firmy reagovat. Abych tedy odpověděl na vaši otázku – ano, správa bytových domů má co dohánět. Současný model správy není schopen generovat výraznější úspory, ba naopak se nelze při naplňování nových pravidel vyhnout vícenákladům, ztrátě času a narůstající administrativní zátěži.
Oblast správy je natolik rozsáhlá a různorodá, že je poměrně obtížné představit si tak náročný proces. Kudy do toho?
Určitým vzorem pro moderní správu majetku může být bankovní sektor s rozsáhlým výčtem on-line služeb, přístupných a ovládaných ze strany uživatelů. Srovnání s bankami je skutečně na místě, a to nejen z pohledu ochrany osobních údajů. Jedinými rozdíly jsou podstatně větší rozsah informací, které oproti bance spravuje správce bytových domů, a v naprosté většině případů výrazně menší rozpočet, kterým standardní správce bytových domů na oblast služeb a jejich komfortního poskytování disponuje.
Základní součástí nového náhledu na správu bytových domů je zapojení současných týmů zaměstnanců správcovských firem. Pro správcovskou firmu dnes tvoří personální náklady 70 až 80 % měsíčních provozních nákladů. V mnoha ohledech bude nutné změnit dlouholeté pracovní stereotypy a interní procesy vedoucí k naplňování požadavků zákazníků. Nové produkty budou přinášet změny rolí ve firmě i interaktivní nástroje, které usnadní práci a zvýší komfort zaměstnanců a klientů.
Jak tyto změny pocítí vlastníci bytových domů?
Obecně lze říci, že při komunikaci se správcem dnes statutární zástupci vyžadují rychlou reakci. K tomu přispívají nové technologie monitoringu, které zrychlují předávání informací, umožňují zpětnou vazbu a usnadňují kontrolu. Také v této oblasti je zásadním přínosem postupné budování něčeho, čemu se učíme říkat inteligentní správa bytového domu.
Podstatou kvalifikované správy domu je mít průběžně správné informace, umět je shromažďovat, vyhodnocovat a v pravý čas použít tak, aby byl manažer bytového domu – jeho správce, schopen kvalifikovaně komunikovat se statutárním orgánem či vlastníkem bytového domu, případně s uživatelem bytu či jednotky.
Zmínil jste pojem „inteligentní správa“. Co si pod tím můžeme představit?
Jde vlastně o centrální systematický monitoring společných částí bytového domu, měřících zařízení, technologických celků a klientských požadavků s jejich průběžným vyhodnocováním až po výstupy vedoucí k efektivnímu nastavení údržby a provozu bytového domu, vyřešení problémů z prioritou optimalizace provozních nákladů domu. Od inteligentní správy si slibujeme postupnou výraznou automatizaci mnoha procesů založené na centrálním zpracování dat s on-line výstupy pro všechny zúčastněné strany – uživatele bytu, statutární orgán, správce či dodavatele.
Správa bytových domů je ve své podstatě především o komunikaci, verbální i neverbální, emailové, písemné, telefonické či osobní se členy statutárních orgánů bytových domů, s uživateli bytových domů, s dodavateli, se státní správou, atp. Jakmile jedna z komunikací selhává, odráží se to v celé části navazujícího systému a stoupají náklady na správu, tedy na činnost správní firmy.
Můžete uvést nějaké konkrétní příklady?
Pro členy statutárních orgánů a obyvatele domů bude mít inteligentní správa především podobu mobilní aplikace, kde budou moci sami podle svého uvážení sledovat důležité informace, spravovat svá data či kontaktní údaje, nebo hlásit potřebu oprav či poptat nějakou službu. Do budoucna počítáme s tím, že aplikaci budou moci využívat např. i pro korespondenční hlasování (per rollam), pro hledání důležitých dokumentů či rychlou komunikaci se správcem. Systém bude umožňovat aktuální přehled o účtech klienta a stavu hospodaření bytového domu. Součástí systému je hlídání změn ve veřejných rejstřících s automatickou aktualizací dat v centrálním registru a správou dat (např. kontaktních či platebních údajů) samotným klientem.
Podstatnou částí inteligentní správy je plně automatické měření médií a energií, průběžný monitoring a vyhodnocování včetně přehledu o spotřebách jednotlivých uživatelů v korunách v reálném čase s možností srovnání aktuální spotřeby vůči předchozím obdobím, případně referenční spotřebě, a samozřejmě s možností navrhování nutných kroků k optimalizaci spotřeb, ať již na úrovni bytového domu nebo stále více na úrovni samotné jednotky. Tyto požadavky budou ostatně v nejbližší době vyžadovány i legislativně. Počítáme i s tím, že do systému inteligentní správy zapojíme také digitální zpracování pasportu bytového domu se srozumitelným a přesně zpracovaným 3D projektem domu s možnostmi interaktivního zaznamenávání závad a sledování průběhu oprav.
Inteligentní správa ale bude přinášet řadu sofistikovaných řešení i uvnitř správcovských firem. Cílem je vyšší efektivita práce s využíváním všech moderních technologií a snížení nákladů na správu.
Kdy bude možné začít inteligentní správu využívat?
Systém inteligentní správy, se kterým přichází SBD Praha, prochází první testovací fází a lze předpokládat, že v průběhu roku 2021 bude docházet k postupnému převodu základních dat do nového systému v náběhovém modelu.
Jestliže jsme na začátku rozhovoru hovořili o tom, že správa zaspala dobu, pak za sebe, za SBD Praha a jeho partnery velmi doufám, že to už brzy nebude platit. Jsem přesvědčen, že model inteligentní správy tak, jak je námi připravován, přináší průlomovou změnu, která může posunout standard správy bytových domů o několik dekád.
